PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PEMERINTAHAN DAERAH

DISUSUN GUNA MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

OLEH :

                                                NAMA           : ELZA DEVI LAKSMIATI

                                                NIM                : 11130075

                                                JURUSAN     : AKUNTANSI

STIE BANK BPD JATENG TAHUN 2015

JALAN PEMUDA NOMER 4A SEMARANG

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT. Karena berkat rahmat dan karunia-Nya Penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Makalah yang berjudul “Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Pemerintahan Daerah” dibuat guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

Makalah ini tidak hanya ditujukan kepada kalangan akademis tetapi juga ditujukan masyarakat luas khususnya di dalam dunia kerja. Dalam  kesempatan ini Penulis juga ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada Dosen pengampu mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Yang Terhormat Bapak Septia Lutfi, S.kom, M.kom, yang telah membimbing dan mengajari Penulis.

Apabila dalam pembuatan makalah ini belum lengkap, mohon dimaafkan. Karena Penulis adalah manusia biasa yang tidak luput dari kesalahan. Dan kesempurnaanlah hanya milik ALLAH SWT.

Semoga makalah ini mampu menambahkan pengetahuan, khususnya bagi Penulis sebagai penyusun dan umumnya bagi pembaca. Amin ya robbal alamin.

Semarang, Desember 2015

                                                                                                                                Penulis

DAFTAR ISI

Kata Pengantar............................................................................................................... .... ii

BAB I : Pendahuluan

1.1.   Latar Belakang Masalah.................................................................................... .... 4

1.2.   Rumusan Masalah.............................................................................................. .... 5

1.3.   Tujuan................................................................................................................ .... 5

BAB II            : Pembahasan

1.1.   Pengertian Sistem Informasi Manajemen.......................................................... .... 6

1.2.   Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Pemerintahan Daerah............. .... 8

BAB IV : Penutup

A.    Simpulan............................................................................................................. .... 13

Daftar Pustaka................................................................................................................ .... 14

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG MASALAH

Dewasa ini perkembangan teknologi informasi sudah sedemikian pesat. Perkembangan yang pesat tidak hanya teknologi perangkat keras dan perangkat lunak saja, tetapi metode komputasi juga ikut berkembang. Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.

Pada era globalisasi pelayan publik dituntut untuk efisien dan efektif hal ini terjadi karena adanya kebutuhan masyarakat yang meningkat sehingga dibutuhkan sistem management yang terintegrasi dengan sistem informasi.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan pimpinan tingkat menengah (manajer), baik pada unit-unit kerja maupun pada sub-unit dalam lingkungan organisasi. SIM menggunakan data dari sistem pengolahan transaksi bersama dengan data lainnya, untuk diolah menjadi laporan tertentu. Sistem Informasi Manajemen (SIM) sering juga disebut sebagai Management Reporting System (MRS) atau sistem pelaporan manajeman, karena sistem ini menghasilkan berbagai macam laporan untuk kepentingan manajemen, terutama tentang berbagai hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pengontrolan, dan pengembangan organisasi.

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management). Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas. Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management.

Untuk itu dapat dikatakan bahwa sukses tidaknya suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sengat tergantung atas kemampuan pempinannya untuk menumbuhkan iklim kerja sama agar dengan mudah dapat menggerakkan sumber daya tersebut, sehingga dapat mendayagunakannya dan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Tuntutan tata kelola yang baik, benar dan transparan pada suatu pemerintahan semakin meningkat. Sebenarnya keinginan untuk mengembangkan tata kelola suatu organisasi diperlukan sistem informasi manajemen.

RUMUSAN MASALAH

1.      Bagaimanakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Manajemen ?

2.      Bagaimanakah penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam pemerintahan daerah ?

TUJUAN

1.      Untuk mengetahui pengertian dari Sistem Informasi Manajemen.

2.      Untuk mengetahui penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam pemerintahan daerah.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Sistem Informasi Manajemen

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Sistem Informasi Manajemen dan Organisasi Publik

Sejak adanya manusia yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pulalah informasi telah selalu diperlukan oleh pemimpin organisasi untuk membantunya melakukan tugas-tugasnya salakupemimpin organisasi. Hal yang baru adalah peningkatan kesadaran tentang pentingnya peranan informasi bagi pemimpin untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Selain sistem pendukung keputusan, lingkup sistem informasi manajemen yang banyak terdapat di dalam organisasi publik adalah berkenaan dengan manajemen database. Begitu banyak permasalahan di bidang sistem informasi yang dipergunakan di dalam pelayanan publik yang sesungguhnya merupakan permasalahan manajemen database, yaitu bagaimana mengelola data dan informasi yang tersimpan dalam organisasi secara efesien dan aman serta menciptakan prosedur cari-ambil yang cepat dan mudah.

Dalam meningkatkan kinerja yang efesien dan efektif dalam pelayanan publik, maka diperlukan sistem informasi manajemen yang baik. Seperti yang kita ketahui bahwasanya birokrasi yang memberikan pelayanan publik saat ini sangat berbelit-belit, sehingga pemerintah perlu merampingkan birokrasi agar masyarakat dapat dengan mudah dan cepat mengurus surat izin atau surat legalitas dari pemerintah, misalnya pembuatan KTP, surat izin usaha, dsb. Untuk memangkas sistem birokrasi yang berbelit-belit tersebut, maka pemerintah mendirikan instansi layanan satu pintu (one stop service). Dengan adanya layanan satu pintu (one stop service) diharapkan pemerintah dapat memberikan layanan yang cepat dan mudah, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada masyarakat. Dalam layanan satu pintu (one stop service) dibutuhkan suatu sistem informasi manajemen yang baik khususnya dalam keandalan manajemen database agar dalam memberikan pelayanan secara cepat dan mudah.

Bahwasanya dalam manajemen database menyangkut dengan aspek pemakaian (use) dan pengendalian (control) data. Bagi organisasi publik kedua aspek manajemen tersebut, ini sama pentingnya. Pemakaian data harus dibuat supaya lebih efesien dan tanggap terhadap kebutuhan organisasi yang mempunyai misi pelayanan publik. Pada saat yang sama, database harus tetap dijaga integrasinya karena dalam organisasi publik cukup banyak data yang benar-benar rahasia dan harus dilindungi dari pihak-pihak yang mungkin menyalahgunakan data tersebut. Kecuali itu unsur penting yang harus diperhatikan oleh para mamjer publik adalah adaptabilitas organisasi terhadap sistem pengolahan data yang modern. Misalnya dalam pengurusan perizinan usaha, sudah menuntut komputerisasi secara integratif sedangkan kemampuan staff dan perangkat sudah memungkinkan, maka tidak ada alasan lagi untuk tetap mempertahankan sistem lama yang berbelit-belit dan memperpanjang proses dalam birokrasi.
            Adaptabilitas merupakan tuntutan bagi organisasi publik yang modern untuk menggunakan teknologi database mutakhir yang memungkinkan pengolahan data secara lebih efesien dan sistematis. Program-program database dan bahasa pemogram komputer sekarang ini memiliki kecenderungan untuk lebih dekat kepada unsur manusia sebagai pemakai data sedangkan ketergantungan terhadap mesin komputer semakin berkurang. Dengan perangkat database yang user-friendly dan machine-independent tersebut, manajemen organisasi publik tentunya akan lebih lincah dan tanggap dalam melaksanakan pelayanan publik.

            Secara umum, SIM publik terutama memiliki dua pola yaitu:

1.   Sistem pendukung keputusan (decision support system)

2.   Sistem manajemen database untuk layanan umum.

    Kebutuhan-kebutuhan akan perencana­an sistem komunikasi data, otoritas peng­gunaan data, arsitektur perangkat keras dan perangkat lunak maupun sumberdaya manusia yang menunjang masing-masing pola ini dalam beberapa hal akan berla­inan pula. Sistem pendukung keputusan lebih banyak menyangkut perencanaan beserta keputusan-keputusan strategis tingkat manajerial dengan waktu tang­gapan atas informasi yang lebih cepat. Sebaliknya, sistem manajemen database layanan umum lebih banyak menyangkut keputusan-keputusan rutin tetapi harus disertai dengan akurasi data dan informasi yang tinggi serta sistem operasional yang dapat diandalkan. Dimasa mendatang, pengembangan SIM publik akan menga­rah kepada perluasan aplikasi teknologi informasi, pola administrasi yang lebih fungsional, pemakaian teknik-teknik baru didalam pengembangan SIM berbasis komputer, dan penciptaan sistem layanan umum yang integratif.

B.     Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Pemerintahan Daerah

Pemanfaatan IT pada pemerintahan bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan tata kelola organisasi yang lebih baik, sehingga mampu menyediakan layanan informasi tepat guna bagi stake holder. Layanan digitasi pemerintah dapat dilaksanakan melalui pemanfaatan internet. Misalnya layanan pengaduan masyarakat berbasis sms, absensi online (e-absensi), laporan kinerja SKPD (e-laporan),  persuratan (e-office) yang kesemua layanan tersebut terpublish pada web induk pemerintah daerah,  sekaligus bisa digunakan sebagai alat untuk monitoring dan evaluasi kinerja dilingkup Pemerintah tingkat satuan kerja perangkat daerah (SKPD).

Kondisi pemanfaatan IT pemerintahan pada saat ini masih terkesan semrawut dan sporadis, padahal secara teoritis, terdapat banyak manfaat dan kemudahan yang dapat dirasakan dengan pemanfaatan IT.  Bisa disimpulkan, pemanfaatan IT pemerintahan e-goevrnment belum optimal?  Hal ini disebabkan karena terdapat beberapa kendala. Kendala tersebut antara lain adalah kemampuan tingkat manajerial pemerintah yang sebagian besar tidak memiliki basis pengetahuan tentang teknologi informasi termasuk Internet, tidak adanya kesinambungan program saat ini dengan sebelumnya padalah dari sudut pandang efesiensi masih bisa di lanjutkan dengan melakukan peremajaan, kustomisasi tanpa perlu membuat program yang baru dimana substansi operasinya adalah sama dan perbedaannya sekedar istilah saja.

Tidak adanya perencanaan yang matang dimana efek yang ditimbulkan adalah pemborosan anggaran daerah, ada banyak kasus yang bisa dijadikan alasan bahwa masing-masing SKPD apakah itu badan, Dinas, Bagian, unit kerja dll memiliki paradigma beragam dalam menerapkan IT sehingga implementasi yang dilakukan terkesan berdiri sendiri, tidak terintegrasi padahal selayaknya sebuah organisasi yang memiliki banyak struktur harusnya berada dalam satu induk yang saling bersinergi, bagaimana mungkin keuangan tidak membutuhkan data kepegawaian yang ada di BKD begitupun sebaliknya. Pimpinan yang paham dengan pemanfaatan IT namun tidak didukung dengan sumber daya manusia dan infrastruktur yang memadai juga menjadi masalah tersendiri dibuktikan dibeberapa daerah yang pemimpin daerahnya sangat paham betapa pentingnya IT dimasa kepemimpinannya menerapakan IT untuk pelayanan publik namun ketika masa kepemimpinannya berakhir digantikan dengan pimpinan yang baru maka apa yang telah dibangun sebelumnya tidak lagi digunakan atau bahkan di hentikan.

Budaya kerja di era informasi yang menuntut produktifitas dan kreatifitas dewasa ini, masih banyak pegawai pemerintah yang tidak mau beradaptasi dengan teknologi  ICT, mereka kebanyakan menggunakannya hanya sebagai trend  bahkan status sosial bukan sebagai kebutuhan apalagi untuk sebagai problem solving dari rutinitas kerja sehari-hari. Sering dijumpai baik kepala atau pimpinan jika terjadi masalah mereka mencari konsultan atau vendor membuat suatu kegiatan dengan label proyek yang semata-mata berorientasi pada keuntungan dan bukan pemanfaatan. Kendala lainnnya yaitu luasnya wilayah pemerintahan suatu daerah sehingga penerapan IT belum merata karena tidak semua staff bisa menggunakan komputer khususnya bagi kecamatan dan kelurahan yang ada di pelosok, perlu adanya tenaga khusus yang menjalankan media teresebut. Minimnya infrastruktur pendukung ICT seperti jaringan telepon dan listrik juga menjadi kendala, kondisi ini merupakan masalah yang perlu diatasi. Kendala selanjutnya adalah persepsi yang salah terhadap internet. alasan yang sering didengar, mengapa para pegawai negeri sipil (PNS) enggan memanfaatkan internet karena pekerjaannya menjadi terganggu digunakan untuk hal lain seperti bermain game, sosial network, dll. Kondisinya cukup memprihatinkan. Artinya persepsi terhadap media ini masih keliru. Setelah membahas sekian banyak kendala penerapan IT, saya menawarkan beberapa solusi untuk pemecahan masalah tersebut. Antara lain, perlu disadari dan dipahami betul bahwa pemerintah punya peran yang sangat penting dalam peningkatan penggunaan teknologi informasi dan komputer guna peningkatan kinerja yang tidak lain adalah untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Dewasa ini sistem layanan publik kepada masyarakat haruslah terintegrasi dapat diakses secara realtime kapan saja dan dimana saja oleh siapapun, dukungan teknologi yang memungkinkan untuk itu adalah sistem informasi manajemen berbasis web, diakses melalui internet, bersifat multiplatform karena dijalankan oleh aplikasi browser dalam artian meski berbeda sistem operasinya  namun tetap bisa diakses oleh pengguna, tentunya dengan klasifikasi hak akses yang diberikan. Meski demikian persoalan keamanan perlu menjadi perhatian untuk bisa melindungi sistem yang dijalankan pada dua modus konfigurasi yaitu secara online dan offline.

Kecukupan Anggaran APBN dan APBD dan Pelayanan Publik dengan Teknologi Infomasi

Pada dasarnya memang harus dilihat dari proses baggeting oleh DPRD di setiap daerah, kecukupan dalam anggran tersebut sudah pasti tidak memenuhi sampai 100 %, akan tetapi pengadaan sistem informasi manajemen dilakukan secara bertahap, hal ini dikarenakan negara indonesia masih perlu memikirkan masalah-masalah lain yang harus juga diselesaikan. Proses pengadaan Informasi teknologi juga tidak mungkin langsung pada level yang paling tinggi, proses tersebut harus dilakukan secara bertahap-tahap hingga mencapai lever yang sempurna, seperti yang telah dilakukan oleh negara-negara maju.

Di negara Indonesia sendiri, salah satu contoh yang sangat menyentuh dengan pelayanan publik  dalam informasi teknologi adalah pelayanan Kartu Tanda Penduduk (KTP) Online, dengan adanya sistem TKP online ini masyarakat akan lebih mudah dalam mengakses berbagai hal, dan juga tingkat errornya lebih sedikit, ketimbang KTP yang model lama.

Program-program Sistem Informasi di dalam Pemerintahan, antara lain :

1.      Pelayanan KTP Online

KTP On-Line ini berbentuk Chip yang berisi seluruh data pribadi seseorang yang tidak hanya nama, no KTP, tanggal lahir, alamat, status, golongan darah, pekerjaan, melainkan sampai pada pendapatan orang itu berapa. KTP On-Line dalam pengisiannya harus terkoneksi internet dengan departemen dalam negeri sebagai pusat data. Sehingga dengan adanya KTP On-line ini identitas seseorang akan terpantau dimanapun dia berada. Selain itu, kepemilikan KTP berganda tidak ada lagi karena akan terdeteksi dengan sempurna.

Banyak manfaat dengan adanya KTP On-line yakni tidak hanya pendeteksi Daftar Pemilih Tetap melainkan dapat di gunakan sebagai dasar penentu untuk pembagian dana Bantuan langsung Tunai Karena di dalamnya terdapat Identitas pekerjaan dan pendapatan. Selain itu tidak perlu adanya masyarakat yang mengantri sampai desak-desakan dalam pengambilan dana BLT melainkan dapat di ambil di bank atau koperasi karena KTP On-line dapat juga berfungsi sebagai ATM.

Akhirnya dengan adanya KTP On-line paling tidak dapat meminimalisasi berbagai masalah kependudukan yang dihadapi bangsa ini mulai dari penetapan daftar pemilih tetap, KTP ganda sampai pada penyaluran dana bantuan langsung tunai.

2.      E-Government

E-Government adalah sebuah cara bagi pemerintahaan untuk menggunakan sebuah teknologi baru untuk melayani masyarakat dengan memberikan kemudahaan akses untuk pemerintah dalam hal pelayanan dan informasi dan juga untuk menambah kualitas pelayanan serta memberikan peluang untuk berpartisipasi dalam proses dan institusi demokrasi.

E-Government mengarahkan untuk penggunakan TI oleh semua agen pemerintahaan (seperti WAN, internet, mobile computing) yang mempunyai kemampuan untuk mengubah hubungan dengan masyarakat, bisnis, dan pihak yang terkait dengan pemerintahan.

3.      Website Pemerintah Daerah

Di masa sekarang ini perkembangan teknologi informatika dan komunikasi yang semakin cepat berkembang, mempengaruhi cepatnya kebutuhan akan informasi yang semakin cepat, tanpa dibatasi oleh letak geografis. Dimana kebutuhan informasi yang cepat dan dapat diakses oleh siapapun tersebut, dapat diakomodasi oleh layanan yang bernama internet. Hal ini dapat dilihat dengan semakin cepat informasi-informasi terbaru yang dapat diakses dan dilihat oleh siapapun hanya dengan menggunakan perangkat digital seperti : komputer, note book, telepon selular ( ponsel ), dan PDA ( Personal Digital Assistant ).

4.      Absensi Sidik Jari

Absensi Sidik Jari dapat memperkecil masalah tindakan korupsi di kantor-kantor pemerintahan. Mulai korupsi waktu sampai korupsi yang milyar-milyaran. Namun bagaimanapun tergantung dengan SDMnya.

Satu lagi upaya membangun peningkatan budaya kerja dilakukkan di berbagai kantor-kantor pemerintahan. Mulai kantor DPRD sampai kelurahan dari pusat kota sampai desa-desa. Hal ini digunakan untuk memantau tingkat kehadiran yang sangat berpengaruh pada kinerja dan kantor pelayanan public. Dengan adanya sistem sidik jari angka kehadiran tidak bisa dimanipulasikan oleh kariawan ataupun pagawai dalam dinasnya, sehingga dapat meningkatkan kinerja dalam pelayanan public.

5.      Papan Informasi Elektrik

Papan informasi elektrik ini juga tidak jauh bedan dengan papan informasi biasa, namun bedanya disini sistem yang dilakukan adalah sistem yang berbasi komputeres, dengan keunggulan papan elektrik tersebut paling tidak proses pelayanan publik lebih irit ketimbang yang sebelumnya.

BAB IV

PENUTUP

SIMPULAN

Pemakaian teknologi informasi telah memberi warna baru pada mekanisme layanan umum yang diberikan oleh organisasi-organisasi publik sebagai orga­nisasi yang memiliki misi dan sistem pengambilan keputusan yang berbeda dengan organisasi swasta. Komputerisasi dan otomasi berlangsung dimana-mana seiring dengan pengembangan sistem ad­ministrasi di dalam organisasi-organisasi tersebut guna menciptakan tata-kerja yang efektif dan efisien. Pada saat yang sama Sistem Informasi Manajemen Nasional (SIMNAS) yang andal hanya akan dapat dicapai apabila pengembangan simpul-simpul sistem informasi manaje­men da­lam organisasi-organisasi publik itu dapat dilaksanakan dengan baik. Masalah yang dihadapi oleh organisasi-organisasi publik pada umumnya dalam rangka pengem­bangan sistem informasi manajemen ialah bagaimana memadukan nilai efektivitas sistem administrasi dan layanan umum kepada masyarakat dengan nilai efisiensi didalam tata-kerja organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

https://ranggablack89.wordpress.com/2009/06/01/sim-sistem-informasi-manajemen/ diakses pada tanggal 10 Desember 2015

http://publicadministrationur2013.blogspot.co.id/2014/06/penerapan-sistem-informasi-manajemen.html  diakses pada tanggal 10 Desember 2015